Tháng 3 năm ngoái, tôi ký được hợp đồng 40 bộ bàn ghế văn phòng cho một công ty start-up. Tổng giá trị lên tới hơn 2 tỷ, tôi nghĩ mình đã thành công. Đến khi giao hàng, khách trả lại vì một chi tiết mà tôi chưa từng nghĩ tới: viền bàn cong 2mm do không tính độ ẩm của gỗ. Họ yêu cầu làm lại toàn bộ, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Đây là bài học đau đớn nhất trong suốt 10 năm trong nghề của mình. thi công nội thất chung cư lại từ đầu, tôi hiểu rằng không phải khách khó tính, chính tôi đã bỏ qua những bước nhỏ ở khâu sản xuất.
Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên
Thành thật mà nói, phương pháp báo giá của tôi trước kia rất đơn giản: lấy giá theo m2 nhân với diện tích tấm gỗ, cộng tiền khung là xong. Tôi quên mất chi phí phủ bề mặt và keo dán cạnh. Với lô hàng 40 bộ bàn ghế này, tiền vật tư phát sinh tăng 15% so với dự kiến, kéo lợi nhuận ban đầu gần như biến mất. Thật trớ trêu là, tôi từng tự hào mình báo giá nhanh, hóa ra tôi tự làm khó mình. Nếu ngồi tính kỹ từ ban đầu, tôi đã cộng khoản này trong giá chào. Sau vụ đó, tôi yêu cầu bộ phận kế toán lập bảng chi phí cụ thể trước khi gửi báo giá, có cả keo, phụ kiện, tiền công đánh bóng, chứ không phải chỉ tính tiền ván.
Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất
Sau lần giao hàng hỏng, tôi ngồi lại xem xét quy trình kiểm tra chất lượng của xưởng. Hóa ra, cách tôi kiểm tra hàng chỉ dừng lại ở việc đo kích thước tổng thể bằng thước dây, nhưng không đo độ phẳng mặt laminate sau công đoạn thi công nội thất chung cư . Tôi vẫn đinh ninh nhìn bằng mắt thường là đủ. Nhưng mắt thường không thể thấy độ vênh 2mm trên một mặt bàn rộng. Số liệu cụ thể trong vòng 3 tháng có tới 12 lô hàng đem đi xử lý lại vì lỗi tương tự. Mỗi lần phải làm lại mất thêm 15-20 ngày công nhưng tôi không tính vào đơn giá. Còn căn nguyên thật sự lại là độ ẩm của gỗ. Tôi không cho gỗ nghỉ trong xưởng 48 giờ trước khi cắt, ép. Gỗ mới nhập về còn nóng ẩm, đưa vào ép laminate liền thì khi gặp không khí khô co rút không đồng nhất dẫn đến vênh mặt. Còn bây giờ, tôi áp dụng một quy tắc cứng: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi cắt và ép. Nghe thì mất thời gian, nhưng nó giảm được gần 80% lỗi vênh trong các đơn sau.
Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế
Khi khách thông báo trả hàng, tim tôi đập nhanh nhưng tôi giữ bình tĩnh. Tôi lập tức gọi điện cho bên mua và xin một buổi gặp trực tiếp để bàn hướng giải quyết. Ba ngày đàm phán không hề dễ dàng. thiết kế nội thất cao cấp yêu cầu tôi thanh toán toàn bộ tiền sản xuất lại. Tôi chấp nhận chịu lỗ 70% số tiền làm lại, và đổi lại họ tiếp tục đặt hàng lâu dài trong các đợt sau. Nói thật, tôi có thể đã phá sản nếu không nhanh chóng xoay chuyển. Điều đáng giá hơn cả là bài học làm mẫu trước khi sản xuất trước khi sản xuất hàng loạt. Tôi bắt đầu làm theo cách này: với mọi đơn hàng trên 50 sản phẩm, tôi đều yêu cầu sản xuất thử 1 sản phẩm mẫu để khách kiểm tra và duyệt. Có lần khách còn ngạc nhiên vì sao làm nhanh vậy mà vẫn cần mẫu. Tôi chỉ đáp, vì một lần thử nhỏ còn rẻ hơn nhiều so với việc sửa cả loạt hàng.
Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa
Thời điểm này, mỗi đơn hàng tôi nhận đều có một bước bắt buộc mà trước đây tôi cho là thừa. Chính là làm thử một sản phẩm mẫu đúng vào mùa trong năm và đặt ngoài trời 72 giờ trước khi duyệt sản xuất hàng loạt. Vào mùa mưa, không khí ẩm, gỗ dễ hút nước làm laminate bong; mùa khô, gỗ co lại làm nứt đường keo. Chỉ một mẫu thử ngoài trời trong 72 giờ tôi nhìn thấy ngay lỗi sẽ xuất hiện ở đâu trước khi bỏ vốn sản xuất một lô lớn. Kinh phí cho công đoạn này chỉ khoảng 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng lại cắt giảm 80% nguy cơ khách trả. Tôi biết nhiều ông chủ xưởng vẫn lao đầu chạy doanh thu và bỏ qua những bước nhỏ như thế này. Họ cho rằng thử mẫu là thừa, nhưng tôi đã trả giá gần nửa tỷ để nhận ra điều đó. Tôi chỉ muốn nói với những người làm xưởng rằng, trước khi nhận đơn lớn, hãy rà soát kỹ từng con số và đừng tiếc 2% chi phí làm mẫu. Có ai trong số các bạn từng gặp tình huống tương tự chưa? Tôi rất muốn nghe cách bạn xử lý.