Tháng 3 năm 2019, tôi cầm trên tay 27 đơn bộ bàn ghế sofa từ những cửa hàng nội thất nhỏ lẻ. Đơn nào tôi cũng chốt giá rẻ hơn mặt bằng chung 15% với cam kết giao hàng sau 20 ngày. Rồi tôi ngồi đếm tiền cọc rồi tức tốc đi tìm gỗ đặt keo và gỗ sồi. Ba tuần sau đó, tôi sản xuất được 27 bộ bàn ghế xếp chồng trong xưởng nhưng không một bộ nào dám giao. Bọt khí nổi trên mặt sơn trên từng chi tiết khiến tôi mất ngủ cả tuần liền, không hẳn vì tiền bạc, mà vì biết rõ lỗi nằm ở khâu sấy gỗ do tôi cắt giảm thời gian để giao hàng đúng hẹn. Thời điểm đó, tôi chưa hề biết rằng cú ngã này sẽ thay đổi cách tôi vận hành xưởng mãi mãi về sau.
Cách tôi nhận đơn giá rẻ mà quên mất bài toán chi phí ẩn
Thú thật, khi ấy tôi chỉ quan tâm tiền mua gỗ và lương thợ, chứ mấy khoản khác tôi bỏ qua. Thử lấy đơn 20 bộ ghế, tiền gỗ thô rẻ hơn 30 triệu nhưng tiền sấy gỗ lại cao gấp rưỡi vì phải chạy bù, và công nhân phải làm thêm giờ liên tục. Tôi từng nghĩ mình lãi 15% cho từng bộ, nhưng khi ngồi tính lại tổng lỗ dự kiến nếu giao hết là 180 triệu, chưa bao gồm công sửa chữa cho từng sản phẩm. Điều buồn cười là, tôi từng làm kỹ sư cơ khí, thế mà tôi quên bẵng quy luật chi phí trong sản xuất – muốn rẻ một khoản thì ắt có khoản tăng lên. Đó là bài học đầu tiên từ vụ vỡ nợ này.
Lỗi bọt khí trên mặt sơn mà tôi mất 3 tuần mới tìm ra nguyên nhân
Hiện tượng thì đơn giản, bề mặt sơn nổi những chấm nhỏ như đầu kim, như một lớp mụn li ti phủ kín. Tôi xoay đủ mọi hướng: thử hãng sơn khác, thay súng phun, thay thợ. Vẫn y hệt như cũ. Cho tới khi tôi rà soát từng bước, tôi chợt nhận ra bởi vì độ ẩm gỗ lên tới 16% trong khi mức đạt chuẩn chỉ 10-12%. Tôi đã giảm thời gian sấy từ 7 ngày xuống 3 ngày vì muốn giao cho sớm. Nếu gỗ vẫn ẩm, hơi ẩm thoát ra trong quá trình phun tạo thành bọt khí bị kẹt lại trên bề mặt. Tôi mua máy đo độ ẩm giá 2 triệu, đo từng tấm gỗ trước khi đưa vào sản xuất – rẻ mà tránh được tai họa. Bây giờ tấm gỗ nào cũng phải đo, tôi đều kiểm tra và lưu lại hồ sơ để không bao giờ tái phạm.
Quyết định huỷ 27 hợp đồng và cách tôi nói với khách để giữ được 18 shop quay lại sau đó
Sau ba tuần vật lộn, tôi tự đặt câu hỏi: giao hàng để khách tự xử lý hay dừng lại và nhận lỗi và chấp nhận thiệt hại. Tôi chọn cách thứ hai. Tôi gọi điện thoại cho hết các shop, thú nhận lỗi kỹ thuật, đề nghị hoàn cọc 100% và bồi thường 10% giá trị hợp đồng. Một cuộc gọi tôi không thể quên, với bà chủ shop ở Đồng Nai, bà vốn khó tính. Bà chửi tôi không tiếc lời, nói tôi lừa tiền cọc, nhưng khi tôi đề nghị gửi ảnh lỗi và bảng đo độ ẩm, bà không nói gì một lúc rồi chuyển sang đặt lại đơn sau 5 tháng. Tổng cộng tôi mất 120 triệu cộng thêm vài chục triệu bồi thường, nhưng thu về bài học và danh tiếng. Kết quả là 18 shop quay lại chỉ trong một năm, và họ gắn bó đến giờ. Điều tôi tâm đắc: khách hàng không ngốc nhưng họ biết ai đáng tin.
Bảng chi phí tôi lập sau vụ đó để không bao giờ nhận đơn giá rẻ khi chưa tính đủ 7 đầu mục chi phí
Sau thất bại đó, tôi ngồi viết lại toàn bộ quy trình và quy định mọi hợp đồng đều tính bảy nhóm chi phí khác nhau. Nguyên liệu là khoản thứ nhất – gỗ, keo, sơn, phụ kiện, không chỉ giá mua mà còn phần hao hụt. Thứ hai là chi phí sấy – tiền điện, công vận hành lò sấy. Thứ ba là nhân công, tính cả giờ tăng ca và bảo hiểm. Thứ tư là hao mòn máy – dao cắt, máy chà nhám, máy phun. thi công nội thất nhà phố năm là kho bãi – mặt bằng, điện chiếu sáng, bảo quản. Thứ sáu là quản lý – lương chủ xưởng, nhân viên, kế toán. Thứ bảy là rủi ro phát sinh – tôi để riêng 5% tổng giá trị hợp đồng cho tình huống xấu. Giả sử một bộ ghế bán 5 triệu, tôi từng nghĩ lãi 15%, hóa ra sau khi trừ đủ thì chỉ còn 3%. Giờ tôi dùng công thức định giá: nhân tổng chi phí thực với hệ số 1,4 và tôi không bao giờ giảm giá nếu chưa tìm ra cách giảm chi phí rõ ràng. Nhờ bảng tính này giúp tôi trụ vững suốt bốn năm sau, không chỉ vì kiếm được tiền, mà vì tôi nắm được dòng tiền từng ngày. Khi bạn khởi nghiệp với xưởng sản xuất nội thất , chớ bao giờ lặp lại sai lầm của tôi – hãy viết bảng chi phí trước khi nhận một đơn nào. Đắt một chút mà sống lâu còn hơn nhận ầm ầm rồi phá sản. Kinh nghiệm của bạn về chi phí ẩn là gì? Tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn.