Năm 2010, tôi đứng nhìn thợ sửa xe máy thay pít-tông, tự hỏi sao họ có quy trình rõ ràng đến vậy, còn xưởng gỗ của tôi thì ngày nào cũng chữa cháy. Đêm đó tôi về vẽ lại toàn bộ cách vận hành xưởng theo kiểu gara xe. Tôi không ngờ rằng cái nhìn đó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm ăn từ đó đến giờ. Khi bắt tay vào #keyword#, điều đầu tiên tôi học được là phải có một quy trình chuẩn như gara, chứ không phải cứ có máy là xong.
Từ gara xe máy đến xưởng gỗ 400 mét vuông
Thợ sửa xe họ làm việc như một dây chuyền: kiểm tra tổng thể, báo giá trước, thay phụ tùng, rồi nghiệm thu với khách. Tôi từng nghĩ xưởng mộc của mình là nghệ thuật, mỗi đơn là một cuộc chơi riêng, nên chẳng có kế hoạch gì. thiết kế nội thất cao cấp quả là tháng nào cũng có 3-4 đơn bị trễ, thợ cãi nhau vì không biết ai làm phần gì, khách gọi điện chửi cả tiếng đồng hồ. Tôi bèn lập bảng check-list 17 bước cho mỗi đơn hàng, từ khâu nhận kích thước, chọn ván, phác thảo, cắt thô, đến khâu ráp, đánh bóng, kiểm tra cuối. Nghe thì đơn giản, nhưng khi áp dụng, tôi phải sửa đến 5 lần vì thợ làm quen tay cũ lắm. Sau 3 tháng, tỷ lệ lỗi giảm từ 12% xuống còn 3%, và mỗi người đều biết mình phải làm gì trong từng buổi. Điều buồn cười là tôi tốn ít hơn 10 triệu để in bảng, dán tường, còn hơn mua một cái máy cưa mới đắt gấp 10 lần.
Bài học từ chiếc két sắt đặt ở góc xưởng
Tôi từng giấu tiền bạc như giấu của, khóa chặt két sắt ở góc xưởng, không cho thợ biết giá vật liệu là bao nhiêu. Kết quả là tôi mua gỗ mắc hơn 20% so với giá thị trường vì chủ gỗ biết tôi không dám hỏi ai, còn thợ thì không chịu trách nhiệm khi thấy ván bị hỏng vì họ nghĩ đó là chuyện của ông chủ. Tôi nhận ra rằng sự minh bạch mới là thứ giữ người thợ ở lại. Tôi công khai bảng giá vật liệu ngay tại xưởng, mỗi ca tự theo dõi định mức gỗ, keo, phụ kiện, và tiền thưởng được tính theo sản lượng thực tế. Khi một cái tủ bếp có định mức 5 tấm ván mà thợ làm chỉ hết 4, phần tiết kiệm được chia đôi cho họ. Kết quả là thợ chủ động hơn hẳn, họ dám nói ra chỗ cần sửa, và tôi không phải thức đêm canh chừng nữa. Có lần tôi còn thấy thợ chính tự bấm máy tính để tính phần thưởng của mình trước cả khi tôi kịp cộng.
Cách tôi đào thải 3 kiểu khách hàng ngốn thời gian
Sau 10 năm làm nghề, tôi đúc kết được rằng không phải khách nào cũng đáng để hợp tác. Nhóm đầu tiên là khách trả giá kiểu chợ, họ cứ mặc cả 20-30% trên mỗi đơn dù tôi đã báo giá sát rồi. Nhóm thứ hai là những người chỉ hỏi chơi, nhờ tư vấn thiết kế miễn phí rồi biến mất, hoặc mang bảng báo giá của tôi đi so với chỗ khác. Nhóm thứ ba nguy hiểm nhất là khách đổi thiết kế liên tục, hôm nay thích mặt đá hoa cương, mai đổi sang gỗ óc chó, rồi lại muốn thêm cái kệ mở. Tôi từng mất cả tháng trời cho một khách như vậy, chạy theo từng yêu cầu, cuối cùng đơn đó lỗ mất 8 triệu vì phải phá đi làm lại. Tôi đã phải học cách từ chối khéo léo, chuyển từ chạy theo đơn sang chọn đơn. Số liệu thực tế của tôi cho thấy 80% lợi nhuận đến từ 20% số khách làm được hợp đồng rõ ràng, còn đám còn lại chỉ khiến xưởng thêm bận và mệt. Bây giờ tôi đặt câu hỏi đầu tiên với mọi khách: anh chị có bản vẽ hoặc hình ảnh cụ thể chưa? Nếu chưa, tôi hẹn họ 2 tuần nữa quay lại, lọc sạch nhóm khách 'hỏi chơi'.
Hai bàn tay thay cho ba cái máy đắt tiền
Tôi từng mua một cái máy cưa bàn trị giá 200 triệu, nghĩ đầu tư lớn là ắt năng suất sẽ cao. Ai ngờ nó để không suốt 6 tháng vì thợ của tôi không quen vận hành, một người già nhất còn sợ vì máy to, tiếng ồn lớn. Tôi nhận ra rằng máy móc chỉ tốt khi con người dùng được nó. Thay vì tiếp tục vay tiền mua thêm thiết bị, tôi tập trung vào kỹ thuật tay cho 2 thợ chính, đưa họ đi học thêm các lớp chạm khắc và ráp mộng. Họ bắt đầu làm ra những chi tiết khó như cánh cửa tủ vòm, chân bàn chạm trổ, và khách sẵn sàng trả giá cao hơn 15-20% so với sản phẩm thông thường. Chi phí cho 2 khóa đào tạo chỉ hết 12 triệu, chưa bằng 1/15 chiếc máy cưa kia. Tôi không nói máy móc là vô dụng, nhưng nếu thợ không đủ tay nghề thì mua máy chỉ để trưng bày cho đẹp xưởng. Bây giờ tôi vẫn duy trì một chiếc máy cưa nhỏ cũ, mua lại từ một xưởng phá sản với giá 35 triệu, thay vì những cỗ máy lớn hiện đại.
Cuối cùng, tôi chỉ muốn nói rằng nếu bạn đang loay hoay với xưởng của mình, hãy thử nhìn sang một ngành khác, dù là gara xe hay tiệm sửa khóa, rồi mạnh dạn áp dụng những gì học được. Còn bạn, bạn đã bao giờ thử thay đổi cách vận hành xưởng của mình chưa, hay vẫn đang chữa cháy mỗi ngày?